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E-Rechnung für Handwerker: was du wann tun musst

Die E-Rechnung klingt nach Buchhaltungsthema, betrifft aber fast jeden Handwerksbetrieb. Sobald du für Hausverwaltungen, Bauträger oder andere Firmen arbeitest, entscheidet das Format deiner Rechnung bald darüber, ob sie überhaupt als ordnungsgemäß gilt. Und auch wenn du nur für Privatkunden arbeitest: Deine Großhändler und Lieferanten schicken dir ihre Rechnungen schon jetzt zunehmend als E-Rechnung.

Die Fristen

Seit 2025	Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können, auch Kleinunternehmer.
2025–2026	Übergangszeit: Du darfst an Firmen noch PDF oder Papier schicken.
Ab 2027	Pflicht zum Ausstellen an Firmen, wenn dein Umsatz im Vorjahr über 800.000 € lag. Darunter noch ein Jahr Übergang.
Ab 2028	Pflicht für alle Rechnungen an Firmen. Ausgenommen: Kleinunternehmer und Kleinbeträge bis 250 €.

Welcher Umsatz zählt für die 800.000 €?

Maßgeblich ist dein Gesamtumsatz im Vorjahr, also für 2027 der Umsatz aus 2026. Die meisten Solo-Handwerker und kleinen Betriebe liegen darunter. Für sie gilt die Pflicht zum Ausstellen deshalb erst ab 2028. Umstellen solltest du trotzdem früher, weil viele Firmenkunden E-Rechnungen schon jetzt bevorzugen.

Betrifft mich das?

Entscheidend ist, wer deine Rechnung bekommt.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Du bist Installateur und reparierst für eine Hausverwaltung eine Heizung in einem Mehrfamilienhaus. Am selben Tag tauschst du bei einer Privatkundin einen Wasserhahn.

• Die Hausverwaltung ist ein Unternehmen. Ab 2028 (oder ab 2027 bei höherem Umsatz) musst du ihr eine E-Rechnung schicken.
• Die Privatkundin bekommt wie bisher ein PDF oder eine Papierrechnung.

Am einfachsten ist ein Programm, das jede Rechnung als ZUGFeRD erstellt. Die Privatkundin sieht darin ein ganz normales PDF, die Software der Hausverwaltung liest die eingebetteten Daten. So brauchst du nicht zwei verschiedene Abläufe.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung schicke?

Ab dem Zeitpunkt, ab dem die Pflicht für dich gilt, ist eine PDF- oder Papierrechnung an eine Firma keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Dein Kunde kann daraus dann in der Regel keine Vorsteuer ziehen. Die Folge im Alltag: Die Buchhaltung deines Kunden schickt die Rechnung zurück und bittet um eine korrekte E-Rechnung, und dein Geld kommt später.

Für Rechnungen an Privatkunden hat das Format dagegen keine Folgen.

Was zählt als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Datei, die Software automatisch auslesen kann. Ein PDF allein reicht dafür nicht.

XRechnung	Reine Datendatei (XML). Für Menschen nur mit einem Anzeigeprogramm lesbar. Oft bei Behörden verlangt.
ZUGFeRD	PDF mit eingebetteten Daten. Der Kunde sieht eine normale Rechnung, seine Software liest die Daten. Gilt ab Profil EN 16931 als E-Rechnung.
Normales PDF	Keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt.

Empfangen: was du schon jetzt brauchst

1. Ein E-Mail-Postfach, an das Lieferanten Rechnungen schicken können.
2. Eine Möglichkeit, die Datei zu öffnen. Für XRechnung brauchst du ein Anzeigeprogramm; viele Buchhaltungsprogramme können das.
3. Aufbewahrung im Original, 8 Jahre. Die Datei selbst zählt. Ein Ausdruck reicht nicht.

Im Handwerk kommen die ersten E-Rechnungen meist vom Großhändler für dein Material. Wichtig: Speichere die Datei so, wie sie ankommt, und leite sie an deinen Steuerberater oder dein Buchhaltungsprogramm weiter. Nur die ausgedruckte oder als Bild gespeicherte Version reicht für das Finanzamt nicht.

Ausstellen: so gehst du vor

1. Prüfe deine Kunden. Wie viele Rechnungen gehen an Hausverwaltungen, Bauträger oder andere Firmen? Frag sie, ob sie E-Rechnungen schon jetzt bevorzugen und an welche Adresse sie gehen sollen.
2. Wähle ein Programm, das ZUGFeRD oder XRechnung erzeugt. Word- oder Excel-Vorlagen können das nicht. Achte darauf, dass das Programm mindestens das Profil EN 16931 nutzt.
3. Teste mit einem Firmenkunden. Schick eine Rechnung als E-Rechnung und frag nach, ob sie sauber in der Buchhaltung angekommen ist.
4. Stelle vor 2027 oder 2028 komplett um, dann läuft es, wenn die Pflicht kommt.

Häufige Fragen

Diese Seite gibt einen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung. Stand: September 2026.